Kies de link voor deelnemers
Kies bij voorkeur een vaste pagina met titel, volledige datum, locatie, uren en inschrijvingsinformatie. Vermijd de bewerkingslink van je persoonlijke agenda. Een knop “Toevoegen aan agenda” kan de pagina aanvullen zonder de enige manier te zijn om het evenement te begrijpen.
Fictief voorbeeld: https://example.org/evenements/atelier. Deze pagina kan haar adres behouden als de locatie verandert. De QR-code blijft bruikbaar, maar deelnemers die eerder een kopie importeerden, krijgen niet noodzakelijk automatisch een bijgewerkte agenda.
Vermeld de tijdzone, niet alleen het uur
Voor een online evenement is “18 uur” onvolledig. Vermeld de tijdzone van de referentielocatie en stel ze in de agendatool in. Een identificatie als Europe/Brussels vertegenwoordigt tijdzoneregels; alleen UTC+1 vermeldt mogelijke seizoenswijzigingen niet.
Controlevoorbeeld: bekijk een workshop op 15 januari 2027 van 18 tot 19.30 uur in Brussel ook in een agenda met een andere zone. De lokale weergave kan verschillen terwijl het om hetzelfde moment gaat. Corrigeer dat verschil niet handmatig zonder de evenementtijdzone te controleren.
Onderscheid hele dagen van einduren
Gebruik voor een hele dag de daarvoor bedoelde agenda-instelling in plaats van een kunstmatige afspraak van middernacht tot middernacht. Vul bij een activiteit met uren begin en einde in, inclusief einddatum als ze over middernacht loopt.
Beheer je een iCalendar-bestand, dan onderscheidt RFC 5545 datums van datum-tijden; DTEND is een niet-inclusief einde. Dat is relevant voor hele dagen en meerdaagse evenementen. Laat een geschikte tool het bestand maken en controleer na import welke dagen verschijnen in plaats van alleen de technische tekst te beoordelen.
Test als deelnemer
- Open de pagina zonder het organisatorenaccount.
- Vergelijk titel, datum, locatie en tijdzone met de affiche.
- Probeer toevoegen aan een testagenda als die optie bestaat.
- Controleer begin, einde, hele dag en deelnamelink.
- Scan de definitieve QR-code en herhaal het traject na belangrijke wijzigingen.
Lees voor inschrijvingen de juiste formulierlink. Behoud ook een alternatief voor scannen en een manier om deelnemers over uurwijzigingen te informeren.