Créer un registre sans secrets
Téléchargez le registre QR à compléter dans votre tableur (CSV).
Pour chaque QR diffusé, notez le support, son emplacement, le contenu exact, la destination attendue, le responsable et la date du dernier contrôle. Ajoutez le chemin des fichiers sources et du bon à tirer. Ce registre sert à savoir quoi vérifier quand un produit, une équipe ou un prestataire change.
N’y stockez pas de mot de passe ni de codes de récupération. Indiquez plutôt quel espace de gestion des accès doit être consulté. Pour un QR Wi-Fi, séparez le suivi du support et l’accès au secret réseau afin de ne pas diffuser le mot de passe dans un tableau largement partagé.
Identifier ce que vous contrôlez réellement
- Une URL de votre domaine : vérifiez domaine, hébergement et accès à la page.
- Un document partagé : vérifiez le propriétaire du fichier et ses permissions.
- Une redirection externe : vérifiez le compte, les conditions de maintien et les possibilités de transfert.
- Un contenu direct, comme une vCard : gardez la source, mais prévoyez un nouveau QR si les coordonnées changent.
Un QR statique conserve son contenu. Il peut néanmoins dépendre d’un site externe si ce contenu est une URL. Le mot « statique » ne garantit donc pas à lui seul la disponibilité future de la page.
Préparer un changement de prestataire
Avant de fermer un compte, listez les adresses imprimées qui en dépendent. Demandez les fichiers finaux et les sources modifiables, puis vérifiez que les accès de l’entreprise fonctionnent indépendamment du compte personnel du prestataire. Confirmez qui reçoit les avis de renouvellement du domaine.
Testez un exemple de chaque famille de supports après le transfert. Si les anciennes adresses sont conservées sur votre domaine, gardez leurs chemins ou leurs redirections. Un nouveau site plus beau ne doit pas faire disparaître silencieusement le menu, le formulaire ou la fiche déjà imprimés.
Installer une routine de contrôle
Choisissez une fréquence adaptée à vos supports et contrôlez aussi après chaque changement important : nouvelle carte, migration, départ d’un responsable ou fin de campagne. Relevez les pages fermées et remplacez-les par une information utile lorsque c’est possible.
Archivez ensemble le registre, les QR et leurs versions approuvées. Pour corriger un support existant, consultez modifier un QR imprimé. Pour comprendre les dépendances, consultez QR statique et dynamique.